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COMMISSIONE DELLE COMUNIT EUROPEE Bruxelles, 30 maggio 2007
DICHIARAZIONE SULLA GOVERNANCE DELLA COMMISSIONE EUROPEA
La missione della Commissione europea promuovere l'interesse generale dell'Unione europea. A tal fine partecipa al processo decisionale, in particolare presentando proposte per il diritto europeo, sovrintendendo alla corretta applicazione dei trattati e del diritto europeo, sviluppando politiche comuni e occupandosi della gestione dei fondi. La presente dichiarazione sulla gestione si occupa dell'organizzazione interna della Commissione: gli attori, la pianificazione strategica, i meccanismi di responsabilit e affidabilit, il quadro per l'apertura e la trasparenza, il meccanismo per fornire un quadro normativo di qualit nell'Unione europea, e infine le misure volte a promuovere l'etica all'interno della Commissione.
1. GLI ATTORI: FUNZIONI DIVERSIFICATE PER RESPONSABILIT BEN DEFINITE La struttura gestionale della Commissione europea unica. La sua origine deriva dai trattati, ma la sua struttura cambiata per venire incontro all'evoluzione del ruolo della Commissione e per riflettere i progressi fatti nell'ambito della governance europea. Il collegio dei commissari definisce le politiche e prende decisioni, e rappresenta il vertice di tale struttura: ha la responsabilit politica delle azioni intraprese dalla Commissione. L'attuazione operativa delegata ai direttori generali e ai capiservizio, i quali dirigono la struttura amministrativa della Commissione. Di seguito sono presentati i vari livelli di responsabilit.
1.1. Il collegio dei commissari Il trattato che istituisce la Comunit europea (articoli 211-219) indica dettagliatamente quali requisiti devono avere i commissari – sia collegialmente che individualmente – per legge. La Commissione agisce nel quadro degli orientamenti politici del suo presidente, che ne decide l'organizzazione interna per garantire la coerenza, l'efficacia e la collegialit della sua azione. Tale principio di collegialit, che regola l'intero operato della Commissione, implica che tutti i membri della Commissione sono congiuntamente responsabili delle decisioni e delle azioni intraprese. Per quanto riguarda i commissari, il trattato CE afferma che i membri della Commissione sono scelti in base alla loro competenza generale. Essi sono completamente indipendenti nell'esercizio delle loro funzioni. Ci significa che non sollecitano n accettano istruzioni da alcun governo n da alcun organismo. Qualsiasi membro della Commissione che non risponda pi alle condizioni necessarie all'esercizio delle proprie funzioni o che abbia commesso una colpa grave pu essere dichiarato dimissionario dalla Corte di giustizia. Un membro della Commissione rassegna le dimissioni se il presidente, previa approvazione del collegio, glielo chiede. La Commissione svolge anche un insieme di compiti finanziari e gestionali importanti. In linea con le norme finanziarie vigenti, le disposizioni interne emanate dal collegio creano una struttura di controlli severi e strumenti gestionali che permettono al collegio di far fronte alle proprie responsabilit politiche.
1.2. I direttori generali e i capiservizio Il regolamento interno della Commissione e il codice di condotta dei commissari, entrambi adottati dalla Commissione all'inizio del suo mandato, definiscono le relazioni tra i membri della Commissione e i loro servizi. Esse si basano sui principi di lealt, fiducia e trasparenza. I membri della Commissione ricevono informazioni dai propri servizi e dai servizi centrali, per poter esercitare la propria responsabilit politica e il proprio ruolo di supervisori. Devono occuparsi della messa in atto delle priorit politiche stabilite nel rispetto del programma di lavoro della Commissione. A tal fine, il collegio e i suoi membri hanno la possibilit di fornire istruzioni ai rispettivi servizi. I metodi di lavoro vengono stabiliti tra i commissari e i direttori generali soggetti alla loro autorit. Nello specifico, tali regole obbligano i servizi a segnalare ai membri della Commissione qualunque informazione che possa mettere in discussione la loro responsabilit o quella del collegio. L'esecuzione operativa del bilancio viene ufficialmente delegata ai vari direttori generali o capiservizio. Tale delegazione viene effettuata annualmente. In qualit di ordinatori delegati sono responsabili di una gestione delle risorse sana ed efficiente e della messa a punto di sistemi di controllo adeguati ed efficienti per garantire la legittimit e la regolarit delle spese nei loro dipartimenti. Gli ordinatori delegati possono subdelegare ufficialmente la responsabilit al personale competente, affinch quest'ultimo gestisca le spese e le entrate per loro conto. Il commissario competente per ciascun ambito politico sovrintende all'esecuzione del bilancio da parte del direttore generale o del caposervizio. Al fine di evitare che la responsabilit dell'esecuzione del bilancio sia accentrata nelle mani di un'unica persona, altri collaborano all'esecuzione del bilancio: almeno due persone devono essere coinvolte nell'autorizzazione delle operazioni di bilancio (una per avviare l'operazione e la seconda per verificarla e autorizzarla). Nell'esecuzione del bilancio, gli ordinatori delegati devono rispettare le disposizioni del regolamento finanziario e le sue modalit di attuazione e devono stabilire adeguati sistemi di controllo interno in linea con le norme di controllo interno della Commissione. Tali norme rappresentano il quadro di controllo interno di base da applicare nell'ambito della Commissione per garantire il raggiungimento degli obiettivi fissati. Tenendo conto dei costi e dei benefici dovuti all'attuazione di sistemi di controllo interno, il sistema di controllo ha lo scopo di garantire con ragionevole sicurezza, ma non assoluta, che le attivit operative siano efficaci e efficienti, che le operazioni siano legittime e regolari, che le informazioni finanziarie e gestionali siano attendibili, che gli attivi e l'informazione siano salvaguardati, e infine che gli obiettivi vengano raggiunti. I sistemi di controllo interno vengono riesaminati periodicamente per garantire un controllo efficace a un costo ragionevole. Ogni ordinatore delegato affiancato da un direttore risorse e/o da un coordinatore del controllo interno per sovrintendere all'attuazione dei sistemi di controllo interno nei servizi della Commissione. La Commissione pu anche delegare l'attuazione di programmi specifici a agenzie esecutive. La struttura della governance delle agenzie esecutive descritta nel regolamento del 2002 che definisce lo statuto di tali agenzie1 ed ulteriormente definita nell'atto di delega. Ogni agenzia gestita da un direttore e da un comitato direttivo composto da cinque membri designati dalla Commissione, il quale adotta il programma di lavoro annuale dell'agenzia, comprendente obiettivi dettagliati e indicatori di rendimento, nonch il bilancio di funzionamento dell'agenzia. Le disposizioni della Commissione in materia di programmazione, comunicazione, sistemi di controllo interno, audit interno e contabilit sono perfettamente applicabili alle agenzie esecutive.
1.3. Il contabile Il contabile della Commissione si occupa dei pagamenti e degli ordini di recupero redatti dagli ordinatori e di gestire la tesoreria, definire norme e metodi contabili, convalidare i sistemi contabili, tenere la contabilit e formare gli stati finanziari dell'istituzione, nonch di consolidare questi conti con quelli delle altre istituzioni. Inoltre il contabile approva i conti, certificando di aver svolto i controlli che ritiene necessari, che i conti sono stati preparati conformemente alle regole, ai metodi e ai sistemi contabili introdotti sotto la sua responsabilit; certifica inoltre di aver proceduto alle correzioni necessarie per una presentazione regolare e fedele dei conti ai sensi della normativa in materia finanziaria e che pertanto i conti sono affidabili.
1.4. Il servizio finanziario centrale Il servizio finanziario centrale della Commissione il servizio principale nell'ambito del regolamento finanziario e del quadro di controllo interno. Inoltre, fornisce assistenza e consulenza agli altri servizi della Commissione su questioni relative alla gestione finanziaria, nonch all'interpretazione della legislazione, al controllo interno e alla gestione dei rischi. Il servizio stabilisce norme e orientamenti e facilita lo scambio di buone pratiche in questo campo al fine di aiutare gli ordinatori ad assumersi le proprie responsabilit nell'ambito della gestione finanziaria.
1.5. L'architettura dell'audit interno – Il servizio di audit interno (SAI) un servizio della Commissione presieduto dal revisore interno della Commissione. Il suo compito formulare pareri di revisione indipendenti sulla qualit dei sistemi di gestione e di controllo interno della Commissione e presentare raccomandazioni volte a garantire il raggiungimento degli obiettivi della Commissione in modo efficace ed efficiente. – In tutti i servizi della Commissione si trovano strutture di audit interno (Internal Audit Capabilities - IAC). Il loro ruolo quello di assistere il direttore generale e l'amministrazione, nelle rispettive direzioni generali, nel controllare i rischi e nel verificare che vengano rispettate, in particolare, le norme di controllo interne. Esse formulano pareri indipendenti e oggettivi sulla qualit dei sistemi di gestione e di controllo interno, contribuendo in tal modo alle ragionevoli garanzie espresse nella dichiarazione di affidabilit, e formulano raccomandazioni al fine di migliorare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni e di garantire un uso razionale delle risorse della direzione generale. – Il comitato di controllo degli audit (Audit Progress Committee - APC) composto da un massimo di sette commissari e due specialisti esterni in materia di audit e garantisce l'indipendenza del SAI. Il comitato di controllo degli audit, conformemente alla propria carta, presenta una relazione annuale al collegio sulla qualit del lavoro di audit interno e sul seguito dato dai servizi della Commissione alle raccomandazioni provenienti da varie fonti: il revisore interno, le strutture di audit interno, la Corte dei conti europea e le questioni riguardanti gli audit nelle risoluzioni sul discarico adottate dal Parlamento europeo. Oltre all'obbligo formale di presentare la suddetta relazione, l'APC svolge un ruolo preventivo, richiamando l'attenzione su situazioni che, se non vengono prese in considerazione dai servizi della Commissione, possono compromettere seriamente la reputazione di quest'ultima. In tal senso, il comitato si sforza di aumentare l'efficacia del seguito dato dai servizi della Commissione a importanti raccomandazioni in materia di audit, da qualunque fonte provengano.
1.6. L'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) La missione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode consiste nella protezione degli interessi dell'Unione europea, nella lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra forma di attivit illegale, comprese quelle perpetrate in seno alle istituzioni europee. A tal fine conduce indagini interne e esterne in piena indipendenza, in collaborazione con le autorit competenti degli Stati membri. Inoltre lOLAF coopera con i servizi della Commissione europea per assicurare che ogni nuovo testo di legge con significative incidenze finanziarie sia "a prova di frode". L'OLAF opera in conformit del quadro generale stabilito per la tutela degli interessi finanziari delle Comunit europee, di cui al regolamento n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995.
1.7. L'Ufficio investigativo e disciplinare della Commissione (IDOC) L'Ufficio investigativo e disciplinare della Commissione svolge indagini amministrative imparziali e prepara procedimenti disciplinari. L'IDOC si occupa di tutte le questioni che non sono ancora oggetto delle indagini dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.
2. PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE STRATEGICHE: UNA STRATEGIA CHE PUNTA A OBIETTIVI CHIARI 2.1. A livello complessivo All'inizio del proprio mandato, la Commissione definisce gli obiettivi strategici per i cinque anni seguenti. Tali obiettivi determinano priorit annuali pi dettagliate espresse nella strategia politica annuale. Le priorit politiche stabilite nel quadro della strategia politica annuale vengono tradotte in obiettivi operativi attraverso il programma legislativo e di lavoro della Commissione. L'applicazione del programma di lavoro attentamente monitorata dai servizi centrali della Commissione al fine di garantire che le questioni prioritarie vengano affrontate in tempo utile e in modo coerente dalla Commissione nel suo complesso.
2.2. A livello di servizi della Commissione La gestione basata sulle attivit (Activity Based Management - ABM) una metodologia di gestione integrata che permette di definire le priorit, pianificare, elaborare il bilancio, gestire e informare nell'ambito di una serie di aree di intervento coerenti, chiamate attivit. L'ABM mira a garantire che le risorse umane e finanziarie corrispondano agli obiettivi politici. A livello di bilancio, la nomenclatura del bilancio basato sulle attivit (Activity Based Budgeting - ABB) forma la struttura del bilancio comunitario e mira a rendere trasparente il costo globale di ciascuna politica. La Commissione ha sviluppato una serie di circa 230 attivit distinte, le quali sono state raggruppate in circa 30 settori politici coerenti. Per ogni attivit vengono stabiliti obiettivi specifici, indicati nei piani annuali di gestione elaborati dal servizio della Commissione che realizza l'attivit in questione. Il servizio responsabile controlla l'attuazione del proprio piano di gestione grazie all'uso di indicatori per ogni obiettivo e a relazioni sul raggiungimento dei principali obiettivi politici attraverso una relazione annuale di attivit.
2.3. Il gruppo direttivo ABM Il gruppo direttivo ABM presieduto dal segretario generale e raggruppa i direttori generali e i gabinetti responsabili dei servizi centrali. Coordina questioni strategiche relative a strumenti orizzontali quali la pianificazione strategica, la programmazione e il controllo interno e verifica regolarmente l'adeguatezza delle attivit della Commissione.
3. RESPONSABILIT E AFFIDABILIT: PROVVEDERE ALL'ESECUZIONE DEL BILANCIO IN UN AMBIENTE COMPLESSO La responsabilit generale dell'esecuzione del bilancio spetta alla Commissione europea. Tuttavia, gli Stati membri devono collaborare con la Commissione per garantire che gli stanziamenti vengano usati conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria.
3.1. Come viene espressa la responsabilit della Commissione Ogni anno i direttori generali e i capiservizio forniscono una relazione sulla gestione (chiamata relazione annuale sull'attivit), la quale comprende la firma di una dichiarazione di affidabilit sull'esercizio della loro responsabilit operativa in qualit di ordinatori delegati. Successivamente, ogni anno la Commissione adotta una sintesi delle realizzazioni in materia di gestione, attraverso la quale assume le sue responsabilit politiche riguardo alla gestione svolta dai suoi direttori generali e capiservizio, sulla base delle loro relazioni annuali sull'attivit. Nei casi in cui i direttori generali e i capiservizio abbiano espresso riserve sulle loro dichiarazioni di affidabilit, la sintesi annuale presenta una prima analisi su come affrontare tali carenze. Inoltre, esamina i pareri esterni alla relazione annuale sull'attivit e affronta una serie di importanti questioni trasversali sollevate dal revisore interno, dalla Corte dei conti europea, dal Parlamento europeo e dal Consiglio dei ministri.
3.2. Responsabilit nel caso del coinvolgimento di altri attori nell'esecuzione del bilancio In molti casi, i pagamenti ai beneficiari finali non vengono effettuati direttamente dai servizi della Commissione. Un'alta percentuale del bilancio gestita in collaborazione con gli Stati membri, in particolare nei settori dei fondi strutturali e dell'agricoltura. Alcuni compiti possono anche essere delegati a agenzie nazionali e a paesi terzi o essere svolti in collaborazione con organizzazioni internazionali. In tutti questi casi l'Unione europea definisce i meccanismi di controllo necessari, e i direttori generali interessati includono nelle loro relazioni annuali sull'attivit una descrizione dell'ambiente di controllo e dei vari compiti e responsabilit di tutti gli attori coinvolti. Pertanto la Commissione pu assumere pienamente la propria responsabilit politica in occasione dell'adozione della sintesi delle realizzazioni in materia di gestione.
3.3. Il ruolo delle altre istituzioni Il Parlamento europeo esercita un controllo politico sulla Commissione, in particolare approvando la nomina del presidente della Commissione, nonch dell'intero Collegio, avendo il potere di adottare una mozione di sfiducia nei confronti della Commissione, nel qual caso i membri della Commissione devono dimettersi collettivamente, e presentando interrogazioni scritte e orali, alle quali la Commissione obbligata a rispondere. Inoltre, una volta all'anno e su raccomandazione del Consiglio, il Parlamento europeo approva l'esecuzione da parte della Commissione del bilancio comunitario e dei conti della CE, chiudendo cos il ciclo contabile per l'anno in questione (la "procedura di discarico"). La Commissione d seguito alle raccomandazioni contenute nella risoluzione di discarico. La Corte dei conti europea il revisore esterno della Commissione. Il suo compito sottoporre a una verifica indipendente la riscossione e la spesa dei fondi dell'Unione europea e, attraverso tale verifica, valutare il modo in cui le istituzioni europee adempiono alle suddette funzioni. La Corte esamina se le operazioni finanziarie sono state registrate adeguatamente, effettuate in modo legittimo e regolare e gestite al fine di garantire l'osservanza dei principi di economia, efficienza e efficacia. La Corte rende noti i risultati del proprio operato attraverso la pubblicazione di relazioni pertinenti e obiettive entro i termini fissati.
4. APERTURA E TRASPARENZA: I PRINCIPI GUIDA La Commissione impegnata a operare in modo trasparente. Si sforza di comunicare attivamente i propri compiti e le decisioni che prende. Prima di agire a livello legislativo e politico, la Commissione deve effettuare ampie consultazioni: la qualit della politica dell'Unione europea dipende dall'ampia partecipazione dei cittadini, delle organizzazioni della societ civile e di tutti i soggetti che partecipano all'elaborazione e all'esecuzione delle politiche comunitarie. In fatto di elaborazione e attuazione delle politiche, la Commissione s'impegna a garantire la massima partecipazione e ha approvato una serie di requisiti minimi per la consultazione delle parti interessate. La Commissione ritiene che la trasparenza sia necessaria per sviluppare la fiducia dei cittadini nei confronti delle istituzioni europee, nonch per garantire la legittimit e la responsabilit di un'amministrazione pubblica. A tal fine, ha preso varie misure, in particolare per facilitare l'accesso ai documenti accesso ai documenti delle istituzioni, per fornire un quadro pi trasparente nell'ambito delle relazioni con i rappresentanti di interessi (un registro e un codice di condotta), nonch per fornire informazioni sui beneficiari dei fondi dell'Unione europea, tenendo sempre presente il bisogno di proteggere le informazioni sensibili e classificate. La Commissione ha anche istituito un registro dei gruppi di esperti, per offrire una panoramica trasparente degli organi consultivi e dei propri servizi, i quali la affiancano nel preparare proposte legislative e iniziative politiche. Con l'adozione dell'Iniziativa europea per la trasparenza, che copre un'ampia gamma di tematiche, tra le quali l'accesso semplificato alle informazioni esistenti sui beneficiari dei progetti e dei programmi, l'esigenza di un quadro pi strutturato per le attivit dei gruppi di interesse (lobbisti) e le regole e le norme relative alla deontologia professionale dei titolari di una funzione pubblica nelle istituzioni europee, la Commissione continua ad adoperarsi per un livello qualitativo il pi elevato possibile della trasparenza nella vita pubblica. In tutte le sue attivit, la Commissione soggetta a obblighi giuridici specifici che riguardano la tutela dei dati personali e il loro trattamento.
5. UNA MIGLIORE NORMATIVA: FARE LEGGI A FAVORE DEI CITTADINI E DEGLI OPERATORI COINVOLTI La Commissione ha sviluppato politiche e meccanismi globali per offrire un quadro normativo semplice e di alta qualit nell'ambito dell'Unione europea. Esso comprende le azioni e i meccanismi chiave seguenti, che sono particolarmente importanti ai fini della governance dell'operato della Commissione:
5.1. Valutazione dell'impatto Per elaborare norme efficaci importante avere un quadro completo del loro impatto. La Commissione esamina sistematicamente le ripercussioni a livello economico, sociale e ambientale delle proprie proposte. Dal 2003 obbligatoria una valutazione dell'impatto per tutte le iniziative politiche e le proposte legislative principali incluse nel programma legislativo e di lavoro della Commissione. Inoltre, anche alcune altre proposte, che non figurano in tale programma, ma che possono avere ripercussioni significative, possono essere soggette a una valutazione dell'impatto. Nel novembre 2006, la Commissione ha istituito un comitato per la valutazione dell'impatto. Il comitato composto da alti funzionari provenienti da vari servizi della Commissione ed posto sotto l'autorit diretta del presidente. Effettua controlli di qualit indipendenti dei progetti di valutazione dell'impatto elaborati dai singoli servizi della Commissione. Ogniqualvolta una iniziativa o una proposta possono avere un impatto sul bilancio comunitario, la valutazione dell'impatto viene abbinata a una valutazione finanziaria ex-ante conformemente al regolamento finanziario.
5.2. Ricorso al parere di esperti La Commissione ha stabilito buone pratiche per il ricorso a esperti esterni in tutte le fasi del suo processo decisionale della Commissione (COM (2002) 713). Tali pratiche stabiliscono che i servizi della Commissione devono sempre ricercare pareri di qualit adeguatamente elevata, essere aperti nel raccogliere ed utilizzare i pareri degli esperti e assicurarsi che i metodi per il ricorso ai pareri degli esperti siano efficaci e proporzionati.
6. DEONTOLOGIA: REGOLE CHIARE E MISURE DI SALVAGUARDIA EFFICACI La Commissione esige standard professionali ed etici elevati dal suo personale.
6.1. Condotta del personale della Commissione Il personale della Commissione sempre tenuto ad agire con obiettivit e imparzialit, nell'interesse della Comunit e per il bene pubblico. In pratica, i membri del personale operano nell'ambito di un quadro normativo che regola la loro vita professionale, contenuto nello Statuto dei funzionari e nelle modalit di applicazione.
6.2. Relazioni con il pubblico I principi guida delle relazioni con il pubblico sono apertura e trasparenza. I principi, nonch le norme dettagliate, sono elencati nel codice di buona condotta amministrativa.
6.3. Conflitti di interesse Sono in vigore norme che mirano a evitare conflitti di interesse. Tali norme regolano l'accettazione di regali e favori2, la dichiarazione delle attivit professionali svolte da coniugi o conviventi dei funzionari3, l'obbligo di notifica nei casi in cui i funzionari si occupano di questioni nelle quali hanno un interesse personale che pu pregiudicare la loro imparzialit4, e l'obbligo di chiedere un'autorizzazione preventiva per qualsiasi attivit esterna5. Norme simili valgono per i commissari: devono dichiarare i loro interessi e rispettare il codice di condotta per i commissari, il quale definisce il loro quadro deontologico e stabilisce i principi guida per le relazioni tra i commissari e i servizi della Commissione.
6.4. Responsabilit finanziaria del personale Lo Statuto dei funzionari stabilisce che i funzionari della Commissione possono essere tenuti a risarcire, totalmente o in parte, il danno subito dalle Comunit per colpa grave in occasione dell'esercizio delle loro funzioni. Nel regolamento finanziario si trovano disposizioni pi specifiche per gli agenti finanziari.
6.5. Misure di salvaguardia: garantire standard professionali elevati Nel caso in cui non vengano rispettati i suddetti standard si effettuano indagini amministrative e si applicano procedure disciplinari. Il regime disciplinare si applica in caso di inosservanza, volontaria o dovuta a negligenza, degli obblighi imposti dallo Statuto dei funzionari. Quest'ultimo descrive anche il meccanismo di denuncia delle irregolarit: i funzionari della Commissione devono riferire, alla Commissione stessa o direttamente all'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF), possibili casi di frode o di corruzione che pregiudichino gli interessi delle Comunit, o gravi inosservanze degli obblighi professionali. I funzionari non vengono penalizzati per aver fornito tali informazioni.
NOTE 1 Regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari (GU L 11 del 16.1.2003). 2 Articolo 11 dello Statuto dei funzionari. 3 Articolo 13 dello Statuto dei funzionari. 4 Articolo 11a dello Statuto dei funzionari. 5 Articolo 12b dello Statuto dei funzionari. |